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Etre à jour avant les vacances – Une méthode à renouveler toute l’année !

 

Aujourd’hui nous allons parler d’une technique d’organisation que vous connaissez surement. Il vous arrive de l’employer, notamment avant de partir en vacances. Vous pouvez la faire naturellement. Mais l’article du jour vous propose d’en faire une façon de procéder régulièrement. Une méthode à inclure dans votre agenda.

De quoi s’agit-il ?

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Vivement les vacances !

 

Vive les vacances ! Ou pas !

 

Vous allez partir en vacances.

Vous avez 2 façons de voir les choses.

  • Ou vous continuerez de près ou de loin à suivre ce qui se passe sur votre lieu de travail. Ce qui est vraiment dommage pour des vacances !
  • Ou vous voulez passer de vraies vacances et vous détacher de tout ce qui se rapporte au travail. Vous voulez vous occuper de vous et passer du temps avec vos proches.

La première façon de voir les vacances ne demande pas de préparations particulières ou peu. De toute façon, vous suivrez les « affaires » en temps réel…

Dans le deuxième, c’est ce que je vous souhaite, vous pouvez utiliser cette méthode de travail.

Notez que l’on peut aussi utiliser cette façon de faire même dans le premier cas. Plutôt que les vacances, ce qui est à prévoir, ce sont des événements contraires.

Ce peut être par exemple une grippe, une hospitalisation ou autre… Tout événement qui inclut l’impossibilité momentanée de suivre les événements sur place.

 

Je pars l’esprit tranquille !

 

Vous voulez profiter des vacances. Mais vous ne voulez pas qu’à votre retour ce soit la « pagaille » !

Eh oui ! les vacances, c’est super, mais cela a une fin ! Alors, plutôt reprendre en douceur.

Il n’est donc pas question de faire à votre retour, des tâches que vous pourriez faire avant de partir.

C’est le premier élément de la méthode.

Pour réaliser cela, vous allez faire en sorte que tout, vraiment tout votre planning soit à jour.

Aucune tâche ne doit être remise à plus tard.

Comment cela est possible, alors qu’habituellement vous laissez des tâches en suspens ?

La réponse est simple, les vacances !

Vous êtes motivé à l’idée de partir. Cela vous donne la motivation et l’enthousiasme nécessaire à cela. Vous vous y êtes pris peut-être un mois à l’avance, mais vous avez planifié ainsi.

Oui cela sert aussi à ça les vacances !

Donc pas de tâches remises au retour.

 

Je planifie la tranquillité !

 

Pendant vos vacances, il y a 2 possibilités.

  1. Quelqu’un vous remplace à votre poste, votre travail.
  2. Vous n’avez personne pour vous remplacer.

1 Quelqu’un vous remplace.

Vous allez prévoir les consignes pour votre période d’absence. Qu’y a-t-il à faire ? Lister toutes les activités. Prévoyez les appels, les commandes, les tâches, l’administratif…

Il ne s’agit que de travail au quotidien, pour gérer au jour le jour.

C’est le deuxième élément de la méthode.

En option, vous pouvez rajouter quelques tâches pour vous avancer.

Il y a peu de chances que cela soit fait. Mais si la personne apprécie tout le travail effectué. Si elle considère que vous lui avez laissé une situation claire et nette. Alors peut-être voudra-t-elle vous rendre la pareille en en faisant un peu plus.

2 On ne vous remplace pas.

Laisser vos consignes sur répondeur ou mail pour prévenir de votre retour.

En attendant, vous n’êtes pas joignable.

Si vous avez quelqu’un qui peut faire patienter ou répondre aux urgences, donner dans votre message ses coordonnées. À utiliser avec précaution, il n’est pas question de mettre la personne dans l’embarras. Laissez-lui des consignes dans ce sens. Ell fait au mieux ou alors fit patienter jusqu’au retour.

 

Je simplifie mon retour !

 

Il faut quand même penser au retour. Autant y penser avant, cela ne vous perturbera plus pendant les vacances.

Vous prévoyez donc de faire un point avec votre éventuel remplaçant.

Mais surtout, vous prévoyez les tâches que vous devrez faire à la rentrée.

En quelque sorte, vous vous donnez à votre tour des consignes.

C’est le troisième élément de la méthode.

En procédant ainsi, vous vous ôtez tous soucis ou pensées pour vos congés. Tout est écrit, vous aurez l’occasion de vous y mettre au retour. Profitez de vos vacances !

 

Si je partais plus souvent en vacances !

 

Revenons sur les 3 étapes.

  • Je mets les tâches à jour.
  • Je donne les consignes pendant mon absence
  • Je prévois le retour.

Est-ce que ce n’est pas la situation idéale ?

Vous êtes parfaitement à niveau (vous avez profité de la motivation de vacances.). Les différentes étapes à suivre sont planifiées.

Considérons que vous partiez pendant 2 grandes périodes de vacances, l’été et à Noêl.

Cela veut dire qu’en mettant en marche cette technique, deux fois dans l’année vous serez « A jour. », l’esprit clair et calme.

Pourquoi s’arrêter là ?

 

Multipliez les périodes !

 

Vous avez réussi à vous retrouver en situation de calme en procédant ainsi. Vous êtes donc capable de le faire !

Pourquoi à votre prochain retour ne pas mettre en place cette façon de faire plus régulièrement ?

Pourquoi alors ne pas le faire tous les mois ?

Au même titre que vous faites une liste au quotidien ; (To Do list.), vous pouvez faire aussi au mois.

Pour ma part, les fins de mois étant très occupées, j’avais pris l’habitude de faire cela en milieu de mois.

C’était l’occasion de faire le point, valider tout ce qui avait été fait (la liste du mois dernier devait être barrée sur toutes les lignes.).

Prévoir ce qui devait être fait au quotidien (Procédures.). Et finalement, prévoir les tâches du mois prochain.

 

Bien sûr vous n’aurez pas la motivation des vacances à chaque fois. Mais forcez un peu pour les premières fois ! Vous constaterez ce que cela fait d’avoir l’esprit plus tranquille. On s’y habitue facilement vous verrez !

Comme c’est une bonne habitude, il y a de fortes chances que vous l’adoptiez.

Vous n’avez plus à vous poser mille questions. Même en cas d’absence involontaire, la suite peut être prise par quelqu’un d’autre. Cela sans perturber la bonne marche du travail.

 

 

Votre action du jour, c’est de mettre en place cette méthode. Si vous devez partir en vacances, prévoyez de vous mettre à jour. Préparez vos consignes pour votre période d’absence. Prévoyez aussi vos consignes pour votre retour.

Si les vacances sont passées ou encore lointaines, vous pouvez commencer cette technique mensuellement. La proximité est un plus pour la motivation, au moins pour la première. Dites-vous que de toute façon, à un moment ou à un autre vous serez en vacances !

 

 

Vous verrez, vous me remercierez plus tard » Mr MONK.

« Je ne vous demande pas de me croire, mais juste d’essayer. » Christian GODEFROY.

 

 

Laissez un commentaire ci-dessous, si cet article vous a plu. Utilisez-vous cette méthodologie avant les vacances ? Que pensez-vous de la faire mensuellement ?

Vous voulez ou aimeriez écrire un livre ? Comment commencer et trouver la motivation ? Toutes les étapes et 1 méthode complète, la méthode IQARE.



1 commentaire sur Etre à jour avant les vacances – Une méthode à renouveler toute l’année !

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