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Utiliser des procédures ou comment gagner du temps et de l’efficacité !

 

Nous avons déjà vu précédemment les routines (Routines.), qui sont une suite d’habitudes que vous adoptez. Aujourd’hui nous allons parler des procédures. Il s’agit d’une méthode bien différente qui va vous permettre de gagner beaucoup de temps, mais aussi de mettre en place de véritables modes d’emploi pour vos différentes activités.

Pour gagner du temps j’utilise des procédures !

Qu’est-ce qu’une procédure ?

Une procédure consiste à dresser un véritable mode d’emploi pour une activité.

Vous allez noter toutes les étapes du travail que vous avez à faire.

C’est en quelque sorte identique à une recette de cuisine, qui va dans un premier temps lister tous les ingrédients, puis les différentes étapes de préparation et de cuisson.

La procédure va plus loin dans le détail en décrivant les actions et les tours de main dans le cas d’une recette.

Autrement dit, quelle que soit votre activité, vous pouvez détailler chaque étape en les ordonnant pour en faire une méthode à suivre.

Il y a des entreprises qui fonctionnent uniquement à base de procédures, ce sont les franchises.

Que vous soyez à Toulon, à Paris ou à Lyon, quand vous rentrez dans le magasin d’une franchise, vous n’avez pas de surprise.

Si l’on prend l’exemple d’un Mac Donald par exemple, vous pouvez voir que le mobilier est relativement identique, la composition du Big Mac est la même, la portion de frites aussi, la prise de commande et le service aussi sont les mêmes.

Tout cela existe et se répète, car, l’ensemble du fonctionnement est basé sur des procédures. Ces procédures sont communes à tous les magasins de la chaîne et de fait vous savez où vous êtes et ce que vous pouvez en attendre.

Mais cela peut exister aussi dans toutes les entreprises. Vous appelez une société et systématiquement vous avez ce message d’accueil : » Société X, bonjour, que puis je pour vous ? »…, c’est une procédure de réponse commerciale..

Vous passez une commande sur un site, toutes les étapes qui vont suivre jusqu’à la livraison de votre produit constitueront une procédure.

En fait les procédures sont présentes partout, mais quel est leur véritable intérêt ?

Les 5 intérêts des procédures.

Les intérêts sont multiples :

  • C’est un gage de survie pour les entreprises. À partir du moment où toutes les activités internessont clairement détaillées et répertoriées, chaque employé connait parfaitement son rôle et ses missions. Les rotations de personnel ne perturbent pas la bonne marche de l’entreprise.On a donc un fonctionnement linéaire qui ne laisse pas de place aux mauvaises surprises. 
  • La procédure du fait qu’elle est détaillée va vous faire gagner beaucoup de temps. Temps que vous pouvez même par la suite améliorer, car les procédures sont modifiables, vous pouvez les améliorer, les optimiser. Elles peuvent vous renseigner sur le temps exact que vous mettez.
  • Si vous déléguez un travail à une personne, il saura très rapidement effectuer la tâche de la bonne manière en suivant la procédure.
  • Il n’y a pas de temps de réflexion, vous pouvez commencer de suite le travail, vous avez en votre possession la première étape, puis la deuxième…
  • Si vous êtes fatigués physiquement ou mentalement, vous pouvez tout de même en suivant simplement votre procédure finaliser votre travail.

Comme vous le voyez, cette méthode permet d’avoir un travail réussi et standard.

Bien sûr certaines personnes pourront penser que travailler de la sorte enlève toute créativité, que le travail devient monotone et se transforme en rengaine.

Je répondrais à cela que les avantages que vous en récupérez sont suffisants à adopter une telle marche à suivre.

Combien de sociétés, à l’humeur changeante, où les clients ne se retrouvaient plus ont déclaré faillite ? Combien de personnes sont débordées du fait qu’elles n’ont pas un travail clair et précis et bien planifié ?

Vous l’avez compris, c’est une méthode que je mets en avant en ayant vu les résultats obtenus.

Les procédures ce n’est pas réservé qu’aux sociétés, si vous-même avez une entreprise, vous avez tout intérêt à utiliser des procédures. Mais cela peut aussi être utile pour la maison.

Comment utiliser les procédures pour vous même ?

Les procédures peuvent être utilisées pour toutes les situations, on l’a vu pour les recettes de cuisine.

Mais toutes les activités peuvent faire l’objet de procédure, repasser, laver le linge, faire des recherches sur internet, rédiger un article, faire une vidéo, faire des procédures de rangement.

Vous pouvez penser que cela est inutile pour certaines activités, mais êtes-vous sûr que chacun fait bien le travail comme il faut. Vous sans aucun doute, mais les autres personnes de votre entourage ?

Le deuxième pointe est que une fois que vous avez rédigé votre procédure, vous n’avez plus à le faire sauf l’améliorer.

Il y a quelque temps, nous avons ma femme et moi passé un séjour dans une location Airbnb. Cette fois-ci, autant vous dire que nous étions tombés sur un as de la procédure.

Tout y était, le fonctionnement du four, du micro-onde, la TV, l’arrivée d’eau, le rangement et le nettoyage, même la machine à laver le linge… Il y avait des affichettes, genre post it partout dans l’appartement.

Alors certainement que la personne a passé du temps pour cela, mais côté pratique autant vous dire que ce fut un régal !

Si vous n’êtes pas adepte de ce genre de méthode, mettez-vous-y ! Commencez par un travail que vous faites tous les jours. Je vais vous prendre un exemple que j’applique chaque jour.

J’écris des articles pour cela j’ai créé une procédure :

J’allume mon ordinateur.

J’ouvre un fichier Word.

J’écris mon d’idée d’article

Je note tout ce qui me passe par la tête.

Suite çà ces idées je fais des recherches, internet, livres, dossiers, souvenirs…

Je choisis une structure d’articles

Etc.

C’est plus détaillé que cela, j’utilise certaines polices, certains caractères, j’ai un dossier spécial (lui-même réalisé avec des procédures.).

Mais le principe est toujours le même.

Les jours où je me sens moyennement en forme, malgré mon peu d’envie, je n’ai qu’à suivre la marche à suivre.

Voilà pour ce qui est de l’utilité de privilégier les procédures. Cela vous ôte beaucoup de soucis et de réflexions et vous fait gagner beaucoup de temps.

 

Votre action du jour, c’est de commencer par mettre en place une procédure, pour quelque chose que vous faites couramment, que ce soit au quotidien, à la semaine ou autre. Commencez par une seule, appliquez là et améliorez là. Cela sera pour vous une façon de bien prendre conscience de la tâche et de l’optimiser par la suite. Et n’oubliez pas, vous la faites une fois et elle vous servira toujours à vous ou à d’autres.

 

« Vous verrez, vous me remercierez plus tard » Mr MONK.

« Je ne vous demande pas de me croire, mais juste d’essayer. »Christian GODEFROY.

Laissez un commentaire ci-dessous, si cet article vous a plu. Utilisez-vous des procédures à titre personnel ? Dans quelles activités ?

Vous voulez ou aimeriez écrire un livre ? Comment commencer et trouver la motivation ? Toutes les étapes et 1 méthode complète, la méthode IQARE.



1 commentaire sur Utiliser des procédures ou comment gagner du temps et de l’efficacité !

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