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A quoi sert une procédure ?

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À quoi sert une procédure ? Comme tu l’as vu hier. Il y a des moyens de remplacer la motivation quand elle n’est pas là. Parmi ces moyens, je t’ai parlé de procédures. C’est ce que nous allons aborder dans l’article du jour. Comme tu vas le voir. C’est un outil remarquable  pour avancer à coup sûr. C’est parti !

 

Photo d\'un prépration de recette pour illustrer à quoi sert une procédure
     A quoi sert une procédure ? Exemple de la recette .

 

 

 

 

Tout d’abord, qu’est-ce qu’une procédure ?

 

C’est une suite détaillée de toutes les étapes qui se succèdent au cours d’une tâche. OK, je suis d’accord. Présenté comme cela, ce n’est pas très explicite. Nous allons approfondir cela par la suite. Et nous intéresser à quoi sert une procédure.

D’ailleurs, peut-être que tu penses que ce n’est pas une chose avec laquelle tu es familier ? Si tu n’utilises pas les procédures. Mais en fait, tu as l’occasion d’en utiliser très régulièrement.

Dans le dernier article, on a parlé du cas des modes d’emploi.

 

 

À quoi sert une procédure ?

 

Ce sont effectivement des exemples parlant de ceux que peuvent être les procédures.

Le principe est simple. Tu ouvres le livret à la première page. Et tu suis les points les uns après les autres.

Si tu répètes bien les étapes. Tu arrives généralement à fabriquer ou à faire fonctionner le matériel. Un point important que tu peux noter. C’est que tu ne connais pas (obligatoirement) le matériel que tu souhaites installer. Mais, il te suffit de suivre les étapes pour compléter l’installation. On aura l’occasion d’en parler par la suite.

 

 

Une procédure que tu connais bien !

 

Un autre exemple que tu croises couramment, ce sont les recettes de cuisine. Si tu observes bien comment une recette est faite. Tu remarqueras que dans un premier temps. On te donne les ingrédients, le matériel, le temps de cuisson et de préparation. On est déjà dans la précision.

Ensuite, tout comme pour le mode d’emploi, tu vas suivre les différentes étapes. Pour certaines étapes, on t’expliquera même le résultat intermédiaire que tu dois obtenir. Par exemple la sauce pourra être liquide onctueuse. La pâte légèrement sableuse, etc.

Cela ajoute à la précision du processus. Si bien que tu peux faire des petits points ponctuels. Pour voir où tu en es. Voir si tu es sur la bonne voie.

Voilà donc le genre de procédures que tu croises régulièrement.

 

 

Les procédures sont partout !

 

Mais il y en a bien d’autres. En fait, tout ce que tu peux observer dans un magasin. Que ce soit l’accueil, le service, la vente. Mais aussi tout ce qui se passe derrière le magasin, les livraisons, le rangement, etc. Tout est procédure !

Et cela te donne une idée sur le à quoi sert une procédure.

Les employés ne font pas les choses au hasard. Les nouveaux ont été formés avec les procédures propres au magasin. Dorénavant, ils les appliquent systématiquement, presque machinalement.

C’est en cela que les procédures ont cette capacité à continuer à être efficaces. Quelle que soit la personne et quel que soit le moment. Autrement dit, même si la personne n’est pas motivée ce jour-là. Le travail se fait.

Et mieux que cela, il est possible que personne ne se rende compte de l’état de la personne. D’où leur intérêt !

 

 

À toi aussi d’utiliser les procédures.

 

Je n’oublie pas tout ce qui est administratif. Bref, dans la vie tout est procédure.

Mais si cela rend service à toutes les entreprises, à toutes les administrations. Pourquoi est-ce que tu ne te servirais pas de la même façon de cette méthode de travail ?

Car en fait, tu vas toi aussi, pouvoir envisager des procédures pour tout ce que tu comptes réaliser.

Le principe est donc d’analyser et de détailler au maximum toutes les étapes de ton activité. L’important, c’est de ne rien oublier. L’idéal étant qu’une personne qui ne connaît pas la tâche soit capable de la faire. C’est d’ailleurs une bonne méthode pour voir si ta procédure et au point. Pour ne pas dire le point essentiel qui classifie une bonne procédure, d’une mauvaise.

 

Une procédure se fait par étapes.

 

Quand on a vu un mode d’emploi ou une recette, créer une procédure peut paraître simple. Il suffit d’énumérer les différents paliers.

Mais en pratique, cela demande du temps, de l’observation et de la rigueur.

Alors, je ne vais pas te le répéter encore une fois. Mais en principe, du temps tu en as.  En cette période de confinement. Observateur, tu dois l’être. Quand à la rigueur je te fais confiance !

Mais attention, je te rassure. Une procédure n’est pas obligatoirement parfaite dès le premier jet. Tu auras peut-être besoin d’y revenir et de préciser certaines étapes.

Alors, voyons ensemble, comment faire pour établir une procédure ?  Maintenant que tu sais à quoi sert une procédure !

 

 

C’est parti pour la rédaction d’une procédure !

 

Il te faut un début. Alors pour commencer tu vas peut-être énumérer tout ce dont tu auras besoin.  Cela permet, une fois que la procédure est entamée de ne pas avoir à se déplacer. Pour aller chercher le matériel que l’on aurait oublié, par exemple.

Imaginons que tu fasses des vidéos. tu noteras dans ta procédure que pour débuter il te faut la caméra, le micro, l’éclairage, etc. En précisant bien entendu tous ces éléments.

Ensuite, tu positionnes tous ces éléments de façon optimale. Tu décris tout cela avec détail.

Puis, tu préciseras le cadrage. Afin que le rendu soit le meilleur possible.

Alors ce sera le tour de la vidéo proprement dite. Est-ce qu’il y a un script ? Juste quelques notes ? Quel est le ton de de la vidéo, etc, etc.

Tu comprends le principe ?

 

 

À quoi sert une procédure ? Être tranquille !

 

Évidemment, tu l’as compris. Comme je te l’ai dit précédemment, cela demande du temps. Mais, tu n’auras à le faire qu’une seule fois. Si ce n’est, revenir sur certains points pour améliorer les détails. Ou réparer des oublis. Ensuite, même les jours où tu es un peu dans le cirage. Les jours où tu n’as pas vraiment la motivation.

Il te suffit de sortir ta procédure. De voir l’étape une, et de passer ensuite aux autres. Pas de réflexion, pas d’efforts de mémoire ou d’efforts tout courts. Tu peux avancer tranquillement.

Aussi, profite de ce moment pour faire un maximum de procédures.

 

 

Commence par simple.

 

Maintenant, tu peux te « faire la main » sur des procédures plus simples au premier abord. Par exemple comment nettoyer la salle de bain ?  Comment faire une machine à laver le linge ? Pourquoi pas, comment fonctionne le four ?

Ce sont des exemples pratiques. Et tu pourras voir si tes procédures sont bien faites. Après les avoir toi-même testées.

Ensuite, en observant ce que va faire la personne qui les utilise. C’est d’ailleurs une étape indispensable. Car on a tendance à faire certaines choses machinalement. Et donc on peut oublier de les noter. Normal, c’est évident pour soi ! Oui, mais par pour tout le monde…

 

 

À quoi sert une procédure ? À déléguer !

 

Une fois que tu as vu que ta procédure est correcte. Et qu’elle amène à la réalisation de ce qui est prévu. Tu possèdes en main ton mode d’emploi. Qui te permettra de déléguer la tâche si le besoin s’en fait sentir.

À ce sujet. Les procédures, ce sont des outils indispensables pour envisager une bonne délégation. Un parfait support avec tout ce qu’il y a à faire. Et, s’il doit y avoir un problème par la suite. Il suffit à chacun de consulter la procédure. De voir là où ça coince. Et d’y apporter la solution.

Tu peux être sûr que ceux qui les utilisent. Ne se demandent plus à quoi sert une procédure !

 

 

Pourquoi pas en vidéo ?

 

Jusqu’alors, je te parlais de procédures écrites. Mais dorénavant, la vidéo s’avère tout aussi pratique pour réaliser des procédures. Tu fais intervenir des canaux supplémentaires. Le visuel l’auditif. C’est un peu ce que tu peux voir, si tu appliques une formation.

S’il s’agit, d’une formation pas à pas. Tu es exactement dans le cas d’une procédure. Tu comprends alors l’intérêt d’être précis et de ne rien oublier. Sinon, les « stagiaires » risquent de contacter souvent le support. Ou d’abandonner parce qu’ils n’y arrivent pas. Ce qui n’est pas vraiment bon pour la fidélisation…

Une bonne formation est donc une procédure qui fonctionne.

 

 

Ton action du jour

 

Maintenant, tu vois ce qu’il te reste à faire. C’est ton action du jour. Tu peux te faire la main comme tu as vu précédemment avec des tâches ménagères. Tu peux aussi, et je te le recommande, faire une procédure. Pour chacune des tâches basiques de tes objectifs.

Tu verras. C’est une façon d’améliorer la pratique. En la simplifiant, en la détaillant. Cela te rendra particulièrement service, les jours où tu seras moins en forme. Et par la suite, on ne sait jamais. Si tu dois déléguer.

 

 

 

 

Plan du site je me bouge

 

Vous verrez, vous me remercierez plus tard » Mr MONK.

« Je ne vous demande pas de me croire, mais juste d’essayer. » Christian GODEFROY.

 

Laissez un commentaire ci-dessous, si cet article vous a plu. Je pense que tu as compris à quoi sert une procédure. Que comptes-tu mettre en route comme procédure ?

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