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Comment gérer les emails ? 5 conseils et des pistes a venir…..

Comment gérer les emails ? Voilà un secteur de communication qui ne cesse de se développer. Alors, bien sûr, ils peuvent être d’une grande utilité. Mais voilà, ils deviennent un véritable « mangeur » de temps. Mais pas que… C’est aussi un dévoreur de concentration et un ralentisseur de travail bien fait. Alors, comment faire pour calmer ce « fléau » ?

 

gérer les emails
    Comment gérer les emails ? 5 Conseils !

 

 

 

Pas de consultation au feeling !

 

Le premier conseil, et c’est certainement le plus important : Ne pas gérer les emails au fil de l’eau !

Vous coupez à tout moment ce que vous faites ! Inutile de vous plaindre ensuite que vous avez du mal à vous concentrer. Surtout que chaque interruption prend du temps à la « relance de la machine » et à une bonne concentration.

Autrement dit, chaque consultation d’email, ne peut que vous faire perdre du temps. En vous faisant perdre le fil de ce que vous faisiez.

 

 

Que vient faire Pavlov ici ?

 

Le deuxième conseil, le pire, c’est la gestion Pavlov de l’émail. Vous connaissez Pavlov et ses travaux avec les chiens. Une clochette et le chien se mettait à saliver, prêt à manger. Conditionné qu’il était par son entraînement.

Eh bien ! C’est la même chose pour les mails, avec le signal sonore quand vous recevez un message.

A ce sujet, si vous n’avez pas cette notification son, alors faites un essai. Faites l’essai de mettre le son, vous aurez ainsi conscience à quel rythme les mails peuvent arriver. Attention, vous risquez de vous faire peur.

 

 

Dans les startings-blocks pour répondre !

 

Maintenant, imaginez qu’il y ait du monde autour de vous ? Est-ce que cela favorise la concentration de chacun ?

Aussi, dites-vous bien que c’est la même chose pour vous !

Alors bien sûr, vous… cela ne vous arrive jamais (?) puisque vous n’avez pas de signal sonore. Mais sachez que certaines personnes sont tellement dépendantes de leur téléphone, qu’elles stoppent tout dans la minute pour voir et répondre. Même s’il s’agit d’un message bidon, une pub, ou de quelqu’un qui s’ennuie et veut « vous faire plaisir ». Ce qui, vous l’avouerez arrive fréquemment.

Question concentration et continuité dans les tâches ou le travail, vous voyez le tableau ; « pas génial du tout ! ».

Quant à adopter cela en conduisant une voiture,…, Sans commentaires !

Donc, deuxième conseil, stoppez les notifications sonores.

Maintenant, continuons notre route pour gérer les emails.

 

 

Regroupez, groupir comme ils disaient…

 

Voilà d’autres conseils simples pour les gérer au mieux. Le troisième c’est ce que l’on nomme le batching (ou la technique des lots.)

Cela consiste donc à regrouper l’opération de consultation des mails sur une période.

Pendant celle-ci, vous n’allez traiter que vos mails. Vous pouvez pour cela utiliser le POMODORO et une de ses séquences.

Une seule tâche à la fois, gérer les emails. Votre concentration est là-dessus.

Vous pouvez éventuellement procéder à deux opérations de regroupement de lots dans la journée plutôt qu’une. L’important est que cela soit concentré dans une période.

Entre 2 sessions sur les emails, vous les oubliez ! Cela évitera les coupures de concentration !

 

 

Mission zéro reste !

 

L’idéal, et ce sera le 4e conseil. Faites en sorte de ne laisser après votre dernière session de batching emails, aucun email dans la boite.

Réaliser cela est compliqué si les messages se sont accumulés. Dans un premier temps, il vous faudra plus de temps pour arriver, à cet état-là.

Mais cela doit devenir votre objectif journalier. Cela doit figurer en bonne position dans votre liste du jour dans un premier temps.

Par la suite, avec l’habitude et quelques autres conseils, vous devriez le faire

machinalement ou sous une autre forme. Nous verrons cela dans le prochain article.

Donc conseil, votre boite mails doit être vide après la dernière session.4e

 

 

Comment gérer les emails ? Une seule source !

 

Maintenant, voyons un cinquième conseil. Dans le prochain article, vous aurez l’occasion d’en voir d’autres. Mais ces 5 conseils sont un vrai beau début pour gérer les emails de façon efficace et productive.

Ce cinquième conseil est donc de ne posséder qu’une source de messagerie. Autrement dit, si vous avez plusieurs adresses mail (aol, hotmail, yahoo, @votresite.com,…). Faites en sorte de les regrouper sous une seule application.

Et bien entendu d’appliquer les conseils précédents notamment le quatrième, c’est à dire la boite mails à zéro.

C’est fou comme certaines boites peuvent être pleines alors que vous vous êtes juré que la principale soit à zéro. Et vous le réalisez d’ailleurs !

En n’ayant qu’une source de mails, ce principe numéro 4 sera vraiment effectif, vous n’aurez plus de mails en attente.

Pour réaliser ce cumul de messagerie, vous pouvez tout simplement passer par Gmail qui regroupe les adresses que l’on peut lui proposer. Vous pouvez aussi faire la même chose avec Thunderbird.

Voici donc ce cinquième conseil.

 

 

Votre action du jour.

 

Avant devoir de nouveaux conseils dans le prochain article. Commencez par mettre en place ces 5 conseils si ce n’est pas déjà fait. Ce sera votre action du jour.

La prochaine fois, nous verrons comment limiter le nombre d’émails, des techniques simples pour répondre ultra rapidement et quelques autres astuces.

En attendant, vous savez comment débuter pour gérer vos emails de façon productive.

 

 

 

 

Plan du site je me bouge

 

Vous verrez, vous me remercierez plus tard » Mr MONK.

« Je ne vous demande pas de me croire, mais juste d’essayer. » Christian GODEFROY.

 

Laissez un commentaire ci-dessous, si cet article vous a plu. Quels conseils utilisez-vous pour gérer les emails ?

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