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La technique des lots – Regrouper pour mieux progresser.

 

Dans votre journée, vous êtes sans cesse sollicité et toutes vos activités vous demandent une organisation pointue. Dans cet article, nous allons évoquer une méthode qui a pour nom en anglophonie le Batching et que l’on nomme la méthode des lots.

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                                 Je partage les tâches en lots !

En quoi consiste la technique des lots ou batching ?

Comme le titre l’indique, le principe de cette méthode va consister à regrouper différentes tâches.

En fait, vous allez regrouper celles qui sont similaires.

Par exemple, habituellement vous recevez un mail. D’une façon ou d’une autre vous êtes averti, vous répondez. Vous faites cela plusieurs fois dans la journée. Cela vous demande de stopper ce que vous étiez en train de faire, d’envoyer votre mail et ensuite vous revenez à votre tâche initiale.

A chaque fois que vous stoppez, que vous envoyez votre mail, vous délaissez votre travail commencé. Cela entraîne des coupures qui vous demandent de l’énergie en concentration pour reprendre la tâche précédente.

Alors plutôt que de procéder ainsi, le travail par lot va consister à regrouper toutes les tâches ressemblantes, ici en l’occurrence les mails. Vous travaillerez alors en séquence sur des points bien précis. Toute votre attention et votre concentration sont axées sur cet ouvrage précis. Vous devez pour cela créer des conditions ou vous n’êtes pas dérangé, voire le moins possible.

Cela va s’appliquer aussi bien à la messagerie comme non vient de la voir, les réseaux sociaux, les coups de téléphone, les rendez-vous. Ce peut être aussi la gestion de commandes, le ménage, l’alimentation (en confectionnant des repas à l’avance.), bref toutes les tâches peuvent être concernées à condition qu’elles soient similaires.

Pourquoi utiliser cette technique des lots ?

Étant à tous moments soumis à des distractions, travailler en lot va vous permettre de concentrer votre attention sur une somme de tâches particulières.

Si de plus, vous mettez de votre côté toutes les conditions particulières pour ne pas être dérangé, vous allez optimiser votre temps et abattre un travail colossal.

Mais ce qui est le plus remarquable dans cette méthode, c’est que vous n’avez pas à relancer la machine entre chaque activité comme vous le feriez en cas de coupures fréquentes.

Imaginez-vous comme une voiture qui ferait de fréquents arrêts ? A chaque fois pour redémarrer vous devez actionner le démarreur et apporter un maximum d’énergie pour lancer le moteur. Mais ce n’est pas tout il vous faut de l’énergie (Concentration.), mais aussi du temps.

Ce serait comme pour un fer à repasser pour lequel vous couperiez le courant à chaque distraction. Pour reprendre votre travail, cela va nécessiter un temps de réchauffage pour finir le travail.

Un autre avantage, c’est que vous êtes maître de la situation.

Vous avez regroupé sur votre liste, l’ensemble des appels téléphoniques que vous devez faire.

Vous utilisez un intervalle de temps dans votre journée et vous passez l’ensemble de vos appels à la suite. Prenez la peine de prévenir que l’on ne vous dérange pas. Et en peu de temps vous réglez l’ensemble de ces tâches.

Cela vous ôte de bonnes doses de stress et vous évite de vous diriger vers la route du multitâches. (Multitaches.)

Cela vous permet aussi de quantifier le temps que vous accordez à chaque lot. Vous êtes capable d’indiquer le temps que vous passez sur vos mails, votre téléphone, etc. C’est une chose que vous avez peut-être du mal à imaginer si vous n’utilisez pas cela.

Mais la cerise sur le gâteau avec cette méthode, c’est que vous vous créez entre chaque lot, une véritable pause. Vous pouvez prendre du temps pour 1 apprécier ce que vous venez de faire et 2 profitez pleinement de cette pause l’esprit tranquille. Vous savez que vous allez commencer une autre série ensuite.

Quand et pour quelles tâches ?

Là vous êtes seul juge, mais partez du principe que si vous travaillez en lot ce n’est pas pour multiplier les séries dans la journée.

Donc, eh oui, il fallait bien y arriver, il va falloir un peu de discipline !

Pour les mails si vous êtes accro, ce sera 2 fois par jour, dans la matinée et dans l’après-midi. L’idéal sera de vous y consacrer une fois dans la journée.

Vous pouvez faire la même chose pour les réseaux sociaux, les appels téléphoniques.

Une fois que vous êtes lancé, ne perdez pas de temps et traitez la totalité. Pour les mails une fois de plus, répondez à ceux qui vous demande moins de 2 min (deux minutes.), éliminer les inutiles et noter ou stocker dans une boite de mail en attente de réponse importante.

La programmation des lots pourra être à la journée, à la semaine, au mois.

Si l’on considère que vous travaillez avec une liste (Todo liste.), le matin ou pendant une pause prenez le temps de faire le regroupement et commencez ensuite le lot que vous avez préparé.

Au sujet de la todo list, je rencontre des gens qui disent être submergés de travail et qui n’utilisent pas cet outil. Pourtant, ils me disent qu’ils devraient y penser. Je vous confirme que c’est une façon de travailler qui apporte de véritables gain de temps par la suite et qui amène une meilleure organisation.

Pour ce qui concerne les tâches, c’est bel et bien toutes les tâches à condition qu’elles soient comparables. Ce peut être au travail comme on vient de le voir, mais aussi à la maison comme le ménage, les courses que vous regroupez (Courses semaine pour le frais et au mois pour les matières sèches.). Vous pouvez aussi préparer les repas de la semaine et les stocker au réfrigérateur ou au congélateur.

Pour les études c’est identique rassemblez par matières, ce qui doit être lu, les exercices pratiques…

Voilà pour ce qui est de la méthode des lots, on pourrait en rajouter encore. C’est pourquoi je compte sur vous pour nous dire quels lots vous gérez de votre côté.

Votre action du jour, c’est de mettre en place cette méthode des lots. Utilisez votre liste, regroupez ce qui peut l’être et notez les avantages que cela vous apporte. Dans un premier temps peut être que vous éprouverez quelques difficultés, mais vous verrez, vous progresserez très rapidement. Cela vous donnera du temps que vous ne croyez pas avoir.

 

« Vous verrez, vous me remercierez plus tard » Mr MONK.

« Je ne vous demande pas de me croire, mais juste d’essayer. »Christian GODEFROY.

 

Laissez un commentaire ci-dessous, si cet article vous a plu. Utilisez-vous la technique des lots ? Que faites-vous par lots ?

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