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Les emails, 4 questions à se poser !

Les emails, 4 questions à se poser ! Suite aux 5 conseils de l’article précédent, aujourd’hui place à de nouvelles façons d’aborder les emails.

 

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    Les emails, une signature automatique, c’est mieux ! non ?

 

 

 

Quelles questions se poser ?

 

Une fois de plus, vous le savez, vous ne pouvez pas y échapper, les emails se multiplient sans cesse. Que ce soit pour le travail, que ce soit personnel, les publicités… Bref, si vous ne faites rien, vous pouvez être envahi et passer des heures devant votre boite mail !

Aussi, comme pour tout processus à résoudre, l’idée de base, c’est de se poser les bonnes questions.

Et dans le cas des emails, voilà les questions que vous pouvez vous poser.

Comment mettre moins de temps pour lire les emails ?

Quelle méthode utiliser pour répondre plus vite ?

Comment gagner du temps pour écrire des emails ?

Qu’est-il possible de faire pour avoir moins de mails ?

 

 

Comment mettre moins de temps pour lire les mails ?

 

Le premier conseil, vous l’avez vu précédemment, c’est de prévoir des sessions consultations d’emails. En regroupant plutôt qu’en consultant au fil de l’eau, vous gagnez en concentration et donc en vitesse.

Le deuxième, c’est de ne pas avoir une boite mail pleine, qui déborde. Cela a le mérite de vous mettre un coup derrière la tête, et ne vous encourage pas.

Ensuite, commencez par lire les intitulés. Suivant celui-ci, le temps de lecture peut être très court, car sans intérêt. Direction poubelle. Il s’agit du premier tri. Vous avez déjà allégé votre messagerie.

Marquez par un signal, ou une couleur, suivant les paramètres possibles de votre messagerie, les messages dont l’intitulé vous semble de premier ordre.

Cela vous donne une idée de ceux qui vont vous demander un traitement. Traitement que vous pouvez commencer.

Pour les autres, à vous de voir, une fois que les premiers seront traités.. Suivant le temps que vous vous êtes imparti, vous évaluez ceux que vous pouvez lire.

Par contre, et ce avant d’aborder la question des réponses. Si vous lisez un mail, procédez à la réponse immédiatement. Sauf, pour les mails qui demandent une réflexion ou une réponse plus fournie.

Cela vous évite d’avoir à repasser du temps à relire. Ce qui qui vous le comprenez sera de nouveau du temps perdu.

 

 

Quelle méthode utiliser pour répondre plus vite ?

 

Comme nous le verrons dans le paragraphe suivant, soyez bref ! Inutile vous aussi de faire perdre son temps à l’autre. Il vous en sera reconnaissant. Souvent un oui ou un non suffit !

Et de plus, il comprendra mieux vos méthodes. Car la méthode à venir est particulière.

Elle s’emploie dans le milieu professionnel. Peut-être vous pouvez l’adapter au niveau personnel. Il s’agit tout simplement de prévenir que vous ne répondez pas systématiquement aux mails.

Comment pouvez-vous procéder ?

Il suffit d’écrire une réponse automatique du genre (c’est votre messagerie qui fait le travail. Utilisez pour cela le message d’absence.) :

« J’ai bien reçu votre mail. Sachez que je ne réponds pas à tous les emails. Mais je les lis tous. Je vous en remercie par avance. »

Si vous possédez une société ou un service client, vous pouvez rajouter le lien vers une FAQ (foire aux questions, autrement dit les questions que les gens se posent le plus souvent.

À la suite de cela, plusieurs réactions sont possibles.

1) Si c’est très urgent, la personne risque de vous joindre directement par téléphone. Elle ne souhaitera pas que son mail ne soit pas traité rapidement. À vous de gérer cela au mieux et au plus vite.

2) La personne ne reçoit pas de réponse (vous l’avez jugé ainsi), elle peut être déçue, et peut vous relancer. Elle peut aussi laisser tomber, sa demande n’étant pas « essentielle ».

Ou même, elle peut oublier. Combien de personnes écrivent pour écrire simplement ?

3) Quand elle a une réponse, elle peut trouver cela tout simplement normal. Elle peut aussi apprécier ou être agréablement surprise si elle a un retour (vu la réponse automatique.).

 

 

Comment gagner du temps pour écrire des emails ?

 

Pour les réponses, comme écrit précédemment, soyez bref. Mais cela est vrai pour tous les mails.

Plus vous êtes succinct, moins la personne en face perdra de temps et donc pourra aller à l’essentiel. Inutile d’écrire un livre de style. Eh oui, cela plaît à certains… !

Une bonne méthode est d’utiliser les questions sous forme de puces.

  • Quand pensez-vous …. ?
  • Comment allez-vous procéder …. ?
  • Où voulez-vous que…. ?

La personne n’a qu’à utiliser votre trame pour les réponses (faire suivre). Demandez-lui d’utiliser une autre couleur pour la réponse, vous aurez ainsi une vue plus rapide.

  • Quand pensez-vous …. ? Il y a possibilité de faire…

Cela est efficace et plaît beaucoup. De plus, cela demande d’être clair dans vos demandes.

Et avec un peu de chance, votre interlocuteur utilisera le même procédé avec vous par la suite.

Une autre façon de gagner du temps, c’est d’utiliser une signature automatique. Vous pouvez faire cela avec votre messagerie.

Plus besoin de signer avec votre nom, prénom, formule de politesse et tous les renseignements que vous mettez habituellement dans vos mails. À chaque fois, ce sont quelques secondes qui deviennent facilement des minutes.

 

 

Qu’est-il possible de faire pour avoir moins de mails ?

 

La première des choses, c’est d’en envoyer le minimum. Moins vous en envoyez, moins vous en recevez. C’est tout bête, mais ne l’oubliez pas !

Le principal conseil c’est la désinscription. Généralement les mails, notamment publicitaires vous offre cette possibilité. Aussi, désinscrivez-vous de toutes les listes que vous ne souhaitez pas. Vous gagnerez un temps fou.

Sur les mails, ce sont les désinscriptions, vous désabonner, unsubscribe… que vous trouvez la plupart du temps en bas du texte.

Ensuite, il vous faut faire connaissance avec votre messagerie. Vous pouvez bloquer certains contacts.

Vous pouvez noter dans vos filtres spam les mots qui vont bloquer les mails les contenant.

 

 

Votre action du jour

 

Vous connaissez les 4 questions à vous poser et leurs réponses quant aux emails. Votre action du jour, c’est de mettre en place ce que vous n’avez pas encore fait. Signature, message automatique de réponse, désinscription, filtres spam, etc…

Et une dernière chose importante. Faites en sorte de bien avoir deux mails distinctifs. Un personnel et un pour le travail. C’est une source de perturbation supplémentaire !

Une fois tout cela fait, et ce temps gagné, il sera temps de s’attaquer aux réseaux sociaux….

 

 

 

 

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Vous verrez, vous me remercierez plus tard » Mr MONK.

« Je ne vous demande pas de me croire, mais juste d’essayer. » Christian GODEFROY.

 

Laissez un commentaire ci-dessous, si cet article vous a plu. J’ai oublié des astuces dans ces articles, vous en avez certainement, lesquelles ?

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